Confidentialité du service

Qui traite les données et pour quoi faire ?

Maxime DE SOGUS, Route Cantonale 158, CH-1963 Vétroz, Suisse (contact@mymandat.fr), exploite MyMandat. Pour les comptes, accès, support, preuve d’acceptation et gestion de la relation commerciale, il détermine les finalités du traitement. Ces traitements servent à exécuter la relation professionnelle, protéger le service, satisfaire les obligations applicables et, lorsque nécessaire, constater ou défendre des droits.

Pour les dossiers de vendeurs et les données de leur équipe, l’agence détermine les finalités de son activité immobilière et les informations à utiliser. MyMandat les traite pour fournir les fonctions demandées par l’agence. L’agence informe les personnes concernées et détermine la base juridique de ses traitements. La présente notice ne remplace pas cette information ; les engagements de MyMandat envers l’agence figurent à la section 7 des CGU.

Quelles données le service traite-t-il ?

Le service traite les identifiants et coordonnées professionnels, habilitations, données de connexion, preuve d’acceptation des CGU et état de facturation. Selon votre usage, il traite aussi les coordonnées des clients, adresses et caractéristiques des biens, pièces et photos, faits et citations, notes de rendez-vous, estimations, choix et textes, rappels et interactions de l’espace vendeur. Chaque formulaire indique les champs nécessaires à l’opération concernée. Les pièces d’identité, justificatifs bancaires et données sensibles (santé, opinions, condamnations…) n’ont pas leur place dans le service et ne doivent pas y être déposés.

Des journaux techniques et d’administration servent à la sécurité, au diagnostic et à la traçabilité : acteurs, actions, dates, états et erreurs. L’IA produit des propositions à vérifier par une personne ; elle ne décide pas seule de la vente ou de l’acceptation d’un mandat. MyMandat ne vend pas vos données métier.

Qui peut recevoir les données ?

Les utilisateurs habilités de votre agence accèdent à son espace. Un espace vendeur publié rend les informations que vous choisissez accessibles par son lien : transmettez ce lien uniquement aux destinataires prévus. Une personne habilitée du support peut accéder à votre espace pour diagnostiquer ou corriger un problème, dans les conditions prévues par les CGU ; MyMandat trace chaque accès, et vous retrouvez les interventions récentes dans vos réglages. MyMandat peut aussi tracer les opérations d’administration.

Vercel fournit l’hébergement web ; Convex assure le backend, les données, fichiers et l’authentification avec Better Auth. Resend reçoit les adresses et contenus des messages de connexion ou d’invitation nécessaires. Polar traite le paiement et reçoit notamment les informations de compte nécessaires au checkout ; consultez aussi ses conditions et sa notice. Cloudflare Turnstile intervient pour la protection du formulaire public de demande d’accès, décrit dans les mentions légales.

Les fonctions d’enrichissement interrogent notamment Géoplateforme et IGN avec l’adresse ou les coordonnées, ainsi que les sources ADEME, Géorisques et DVF avec les critères nécessaires à la recherche. Unsplash peut recevoir une recherche d’illustration régionale et fournir des images affichées dans la présentation. Les fonctionnalités distinctes de prospection, lorsqu’activées, utilisent Yanport, notamment avec les critères de recherche et URL d’annonces.

Ce que reçoivent les services IA

OpenRouter reçoit les requêtes et les transmet aux modèles ou services choisis. Pour l’extraction, MyMandat envoie le PDF complet sous un nom générique, sans en effacer le contenu. Les scans passent par le service Mistral OCR. Pour la retouche, MyMandat envoie la photo originale et la consigne, sans retirer automatiquement les personnes, documents visibles ou métadonnées de l’image.

Pour la rédaction, MyMandat transmet une sélection des faits, notes, prix, choix et contexte utiles. Il remplace les noms connus et la rue exacte dans certains textes, et masque des emails et téléphones français. Il limite les données d’adresse structurées des rédactions à la commune et au code postal. Ces mesures ne garantissent pas l’absence de toute information identifiable dans un texte libre, un PDF ou une photo.

Les requêtes MyMandat demandent aux routes OpenRouter de ne pas conserver les contenus ni les collecter pour l’entraînement. Cette demande ne vaut pas certification de tous les traitements, réglages de compte ou services OCR. Les conditions et paramètres de votre compte OpenRouter et des prestataires restent pertinents. MyMandat chiffre votre clé personnelle côté serveur ; la retirer de MyMandat ne la révoque pas chez OpenRouter.

TypeSafe AI (Jev) reçoit directement les données nécessaires au rapprochement des annonces et des DPE : extraits de descriptions, caractéristiques des logements, adresses et données des diagnostics à comparer. Lorsque vous demandez la vérification d’une citation, il reçoit aussi le texte de la page ou un extrait avec son contexte, le fait proposé et les citations comparées, ainsi que l’adresse exacte du bien et les identifiants de lot ou de cadastre validés. MyMandat masque des emails et téléphones français ; les noms, adresses et autres informations identifiantes peuvent rester dans ces textes. Ce masquage ne constitue pas une anonymisation.

Les traitements TypeSafe suivent leurs propres conditions de conservation et d’effacement. Les demandes de non-conservation adressées aux routes OpenRouter ne leur sont pas appliquées. Pour connaître les modalités TypeSafe applicables à votre utilisation, contactez MyMandat.

Traitements internationaux et information complémentaire

Maxime DE SOGUS exploite MyMandat depuis la Suisse et fait appel à des prestataires internationaux, dont des sociétés établies aux États-Unis. Selon le prestataire et la fonction, le traitement des données peut avoir lieu en Suisse, dans l’Espace économique européen ou aux États-Unis. Le seul choix d’un modèle ou d’une région de base de données ne fixe pas tous les lieux de traitement, notamment pour l’IA et l’OCR.

Les documents des prestataires décrivent leurs lieux de traitement et les garanties de transfert qu’ils proposent, notamment les décisions d’adéquation et clauses contractuelles types lorsqu’elles sont applicables. Pour connaître les destinataires, pays et garanties applicables à votre utilisation ou obtenir une copie des garanties communicables, contactez MyMandat avant de transmettre des informations nécessitant des exigences particulières. MyMandat n’annonce aucune certification générale ni hébergement exclusivement européen.

Conservation, restitution et effacement

MyMandat conserve les données de compte et de dossier tant qu’elles servent au service. L’agence détermine les dossiers encore nécessaires à son activité et peut demander leur restitution ou leur effacement. Après la fin de cette utilisation, MyMandat examine les seules données devant rester conservées pour une obligation légale, un litige ou la preuve du contrat ; il ne les conserve que pendant la durée nécessaire à cette finalité, avec accès restreint. Contactez MyMandat pour connaître les critères appliqués à votre dossier.

Le retrait d’un document ou d’une photo supprime les fichiers et enregistrements concernés dans le service actif. Il ne retire pas automatiquement les informations déjà reprises dans des textes, espaces publiés, exports ou sauvegardes. MyMandat supprime automatiquement les pièces PDF d’un mandat, avec le texte lu et les faits proposés qui en sont issus, 12 mois après sa clôture ; le mandat et sa clôture restent consultables. Résilier ne supprime pas automatiquement vos dossiers. MyMandat organise sur demande la restitution et l’effacement complet, après vérification des habilitations.

Les sauvegardes servent à la restauration après incident et peuvent encore contenir des données retirées du service actif. La procédure d’effacement traite leur retrait, selon la rotation des copies et les obligations de conservation applicables. Lors d’une demande, MyMandat précise les données effacées, les éventuelles copies conservées et les raisons de cette conservation. MyMandat ne promet pas la suppression instantanée de toutes les sauvegardes.

Certains historiques ont des règles propres : MyMandat nettoie les recherches DPE terminées et les notifications après un an, et les données de prospection après trois années calendaires. Ces règles ne définissent pas la durée de conservation d’un mandat actif.

Vos droits et votre contact

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou l’opposition lorsque les conditions légales correspondantes sont réunies. Contactez contact@mymandat.fr ou écrivez à l’adresse de l’éditeur. Une vérification d’identité ou d’habilitation peut être nécessaire et reste proportionnée à la demande. Pour un dossier géré par une agence, contactez aussi cette agence ; MyMandat l’assiste pour traiter la demande relative à ses données.

Vous pouvez saisir l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France ou le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence en Suisse. La lecture de cette notice n’est pas un consentement publicitaire et n’autorise pas une réutilisation indifférenciée des données.